Trasparenza
Cosa si intende per documento ammministrativo
Cosa significa accedere ad un documento amministrativo
Quando è possibile/utile utilizzare la Legge 241/90
Che cosa è il diritto di accesso
Come accedere agli atti amministrativi
Nei confronto di chi può essere esercitato il diritto di accesso
Chi può esercitare il diritto di accesso
Quanto tempo ha l'amministrazione per rispondere
L'avvio del procedimento (Art.8)
Autocertificazione (Art.18 con modifiche e integrazioni)
Cosa si intende per documento ammministrativo
Ai sensi dell'art. 22 della Legge 241/90 (con modifica e integrazione della Legge 15/2005) è considerato documento amministrativo qualsiasi rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una Pubblica Amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.
Cosa significa accedere ad un documento amministrativo
Il cittadino ha il diritto di esaminare gratuitamente i documenti amministrativi e di richiederne il rilascio di una copia o di un estratto degli stessi. In tal caso la consegna può essere subordinata soltanto al rimborso del costo di riproduzione, eccetto diverse disposizioni (quali ad esempio bolli, diritti di ricerca, ecc).
Quando è possibile/utile utilizzare la Legge 241/90
Per ottenere copia o visionare un atto amministrativo (circolare interna, regolamento, ecc.);
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Per chiedere un pronunciamento formale da parte di una Pubblica Amministrazione. Questo strumento è fondamentale per poter conoscere i motivi che hanno indotto l'amministrazione a prendere un provvedimento, verificarli ed eventualmente smentirli;
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Per sollecitare una risposta da parte dell'amministrazione;
Per acquisire informazioni relative ad un procedimento amministrativo;
Per conoscere i presupposti, le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione dell'amministrazione;
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Per conoscere i criteri di gestione delle pratiche. Questo aspetto è fondamentale per sapere, ad esempio, a che punto della lista d'attesa si trovi l'interessato, i criteri utilizzati per la gestione della lista stessa e quando si ritiene potrà essere convocato per l'erogazione della prestazione richiesta.
Che cosa è il diritto di accesso
È il potere/diritto degli interessati di richiedere, prendere visione, ed eventualmente, ottenere copia dei documenti amministrativi. Ai sensi dell'art. 22 della Legge 241/90 “al fine di assicurare la trasparenza dell'attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale è riconosciuto a chiunque vi abbia interesse diretto, concreto e attuale per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti il diritto di accesso ai documenti amministrativi”.
Come accedere agli atti amministrativi
Sono previste due modalità di accesso (ex DPR 352/92):
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Accesso informale
Si esercita mediante richiesta, anche verbale, all'ufficio dell'amministrazione competente a formare l'atto conclusivo del procedimento o che lo deterrà stabilmente. Le Pubbliche Amministrazioni, al fine di facilitare i rapporti con i cittadini, e quindi l'accesso, hanno istituito un apposito ufficio: l'Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP). La richiesta viene esaminata immediatamente e senza formalità. È utile quindi per acquisire informazioni nell'immediato, ma non garantisce la possibilità di poter dimostrare in futuro quanto affermato, quindi è di difficile smentita. -
Accesso formale
Il cittadino può sempre presentare una richiesta formale compilando un apposito modulo che l'amministrazione può aver istituito, scrivendo l'istanza autonomamente o inviandola tramite A/R oppure depositandola all'ufficio Protocollo dell'amministrazione. In ogni caso l'ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta, così come previsto dal DPR 352/92 (art. 4 comma 2). È possibile però che sia l'amministrazione stessa a richiedere di presentare formale istanza. Ciò si verifica se non è possibile accogliere immediatamente la richiesta in via informale, oppure se ci sono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sull'identità o i poteri rappresentativi. Rispetto all'accesso informale offre una garanzia maggiore, anche se richiede più tempo: si ha nero su bianco l'indicazione richiesta, ha valore di atto pubblico e può essere utile per rivendicare un diritto disatteso o per controbattere l'affermazione dell'amministrazione.
Nei confronto di chi può essere esercitato il diritto di accesso
Il diritto di accesso si esercita nei confronti di:
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Amministrazioni dello Stato;
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Aziende autonome;
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Enti pubblici;
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Concessionari di servizi pubblici.
L'accesso è escluso per i documenti coperti da segreto di Stato, nonchè nei casi di segreto o divieto di divulgazione, secondo quanto previsto dall'ordinamento. Pertanto è compito delle amministrazioni individuare gli atti conoscibili e quelli che necessitano di essere tutelati.
Da tenere presente che le P.A. possono differire l'accesso ai documenti richiesti fino a quando la conoscenza degli stessi determinasse un impedimento per il regolare svolgimento dell'azione amministrativa.
Chi può esercitare il diritto di accesso
Tutti i soggetti (cittadini, associazioni, imprese, ecc.) che dimostrino di avere un “interesse giuridicamente rilevante” nei confronti dell'atto oggetto del diritto di accesso. Ai sensi dell'art. 9 del DPR 352/92, il diritto di accesso è riconosciuto anche “alle amministrazioni, associazioni e comitati portatori di interessi pubblici o diffusi”.
È possibile intervenire nei seguenti modi:
presa di visione degli atti del procedimento, salvo che nei casi in cui i documenti siano coperti da segreto di Stato ed in tutti gli altri casi in cui vi sia segreto o divieto di divulgazione (secondo il nostro ordinamento);
presentazione di documenti e di memorie scritte che dovranno obbligatoriamente venire valutate dall'amministrazione.
In entrambi i casi l'amministrazione provvederà a:
fornire l'indicazione di dove poter trovare la pubblicazione delle notizie richieste;
esibire il/ documento/i richiesti;
rilasciare copia integrale o estratti significativi.
È possibile che l'amministrazione preveda altre modalità di accesso, oltre quelle descritte. E' inoltre, fondamentale che la richiesta di accesso debba essere sempre motivata.
Quanto tempo ha l'amministrazione per rispondere
La Legge 241/90 prevede che le pubbliche amministrazioni determinano per ciascun tipo di procedimento il termine entro cui esso deve concludersi, con apposita disciplina, e laddove non abbiano provveduto in tal senso, che il termine è di 90 giorni.(Legge 15/2005).
Quindi il termine di 90 giorni è solo indicativo, in quanto l'amministrazione stessa può aver emanato un regolamento che stabilisca termini diversi. Per avere conferme o informazioni dei termini entro cui dovrà pronunciarsi l'amministrazione, si può far riferimento all'URP, chiedendo, eventualmente, anche di poter visionare la pubblicazione che riporta l'indicazione dei tempi del procedimento.
I termini devono essere calcolati a partire dal momento in cui l'ufficio competente ha ricevuto la domanda (in caso di A/R dal giorno in cui ha firmato per avvenuta ricezione). Qualora il cittadino non avesse individuato ed indirizzato l'istanza all'ufficio competente, sarà questo stesso a dover trasmettere la domanda al soggetto giusto. Di questa trasmissione è data comunque comunicazione all'interessato. (cfr DPR 352/92, art 4 comma 3)
Se non si ottiene risposta
È previsto dalla Legge 241/90 (con modifica e integrazione della Legge 15/2005)che trascorso il termine, la domanda si intende accettata. Vale cioè il meccanismo del silenzio-assenso.
Il Responsabile
Le Pubbliche Amministrazioni sono tenute a determinare, per ogni tipo di procedimento di loro competenza, il responsabile dell'istruttoria e di ogni altra fase procedimentale, nonchè l'ufficio competente a emettere la disposizione finale. Tali elementi devono venire comunicati ai soggetti interessati (in primis al cittadino).
Il dirigente di ogni ufficio deve provvedere a suddividere i provvedimenti tra sè e gli altri componenti della propria unità lavorativa. In mancanza di indicazione specifica, l'assegnatario resta il dirigente d'ufficio.
Tra i compiti del responsabile del procedimento ci sono:
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Valutare le condizioni di ammissibilità della richiesta, la legittimazione dei soggetti interessati e i presupposti che dovranno determinare l'emanazione del provvedimento;
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Accertare d'ufficio i fatti, richiedendo perizie, ispezioni e dichiarazioni ai soggetti e agli Enti coinvolti;
Curare le comunicazioni, pubblicazioni e modifiche previste in merito al fatto in questione;
Emettere l'atto finale, se di sua competenza.
L'avvio del procedimento (Art.8)
Viene comunicato agli interessati tramite comunicazione personale da inoltrare deve essere fatta a tutti i soggetti in qualche modo destinati a subire le conseguenze e a ricevere gli effetti dell'emissione dell'atto finale del procedimento. Devono essere inoltre informati quei soggetti cui potrebbe derivare un pregiudizio a seguito dell'emissione dell'atto in questione, nonchè tutti coloro che sono chiamati dalla stessa legge a partecipare all'atto. Nella comunicazione personale devono essere indicati:
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L'amministrazione competente;
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L'oggetto del procedimento promosso;
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L'ufficio e la persona responsabile del procedimento;
L'ufficio presso il quale e' possibile la visione degli atti.
Nel caso in cui la comunicazione personale a tutti gli interessati non sia possibile o sia eccessivamente gravosa, l'amministrazione coinvolta dovrà comunque comunicare gli elementi sopra espostisecondo i modi più opportuni.
Autocertificazione (Art.18 con modifiche e integrazioni)
Grande importanza viene data anche all'autocertificazione. È infatti previsto che, nel caso in cui l'interessato lo dichiari, fatti, stati e qualità attestati in documenti già in possesso delle Pubbliche Amministrazioni, debbano venire acquisiti d'ufficio presso le amministrazioni depositarie.
La dichiarazione dell'interessato è richiesta solo per l'acquisizione di elementi necessari per la ricerca dei documenti.